Yritysasiakas- ja sidosryhmärekisterin tietosuojaseloste
Tässä tietosuojaselosteessa kuvaamme, miten Valio Oy (”Valio” tai ”me”) käsittelee henkilötietojasi silloin, kun olet tekemi-sissä kanssamme Valion yritys- tai yhteisöasiakkaan, yhteistyökumppanin tai muun sidosryhmän (ml. potentiaaliset yritysasiakkaat ja yhteistyökumppanit) edustajana.
Voimme päivittää tätä tietosuojaselostetta aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa.
1. Rekisterinpitäjä
Valio Oy (y-tunnus 0116297-6) Meijeritie 6 00370 Helsinki
2. Yhteystiedot
Jos haluat toteuttaa tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja oikeuksiasi tai jos sinulla on kysyttävää henkilötietojesi käsittelystä, voit ottaa yhteyttä meihin sähköpostitse osoitteeseen privacy.office@valio.fi tai puhelimitse numeroon +358 10 381 2185.
3. Mihin tarkoituksiin ja millä perusteella käsittelemme henkilötietojasi?
Käsittelemme henkilötietojasi seuraaviin tarkoituksiin:
- Valion ja edustamasi organisaation välisen asiakas- tai yhteistyösuhteen hoitaminen ja ylläpito;
- asiakastyytyväisyyskyselyjen sekä markkina- tai muun tutkimuksen toteuttaminen, jotta voisimme palvella asiakkaitamme paremmin;
- tapahtuma- ja kampanjakutsujen lähettäminen ja tapahtumien/kampanjoiden järjestäminen;
- yhteydenottopyyntöihin ja tuotekyselyihin vastaaminen;
- Valion sähköisten palvelujen hoitaminen ja ylläpito; ja
- Valion tuotteiden ja palvelujen myynti ja markkinointi, ml. uutiskirjeiden ja muiden markkinointimateriaalien lähettäminen.
Lisäksi käsittelemme antamiasi palautteita tilastointitarkoituksiin ja Valio-konsernin tuote- ja palvelukehityksen ja muun liiketoiminnan kehittämistarkoituksiin, jotta voisimme ymmärtää asiakkaitamme paremmin ja kehittää toimintojamme asiakkaidemme tarpeita vastaaviksi. Näissä käyttötarkoituksissa anonymisoimme henkilötietosi siten, että et ole enää tunnistettavissa tiedoista.
Henkilötietojesi käsittelyn perusteena on 1) Valion oikeutetut edut, jotka perustuvat edellä mainittuihin käsittelytarkoituk-siin, tai 2) sopimuksen täytäntöönpano (siltä osin kuin olet itse sopimussuhteessa Valioon).
4. Mitä henkilötietojasi käsittelemme?
- Etu- ja sukunimesi;
- sähköpostiosoitteesi ja puhelinnumerosi;
- IP-osoitteesi (jos olet vieraillut Valion verkkosivustoilla);
- edustamasi organisaatio ja sijainti (maa), tittelisi tai asemasi kyseisessä organisaatiossa;
- asiakaspuhelunauhoitteet;
- tieto osallistumisestasi Valion järjestämään tapahtumaan/kampanjaan, tapahtuman/kampanjan osallistumisen yhteydessä ilmoittamasi tiedot, ml. ilmoittamasi ruokavalio ja ruoka-aineallergiat;
- kuva- ja videotallenteet Valion tapahtumista;
- tieto tilaamastasi uutiskirjeestä, esitteestä tai muusta materiaalista;
- tieto siitä, oletko kieltänyt suoramarkkinointiviestien lähettämisen;
- sähköisten palvelujen osalta käyttäjätunnuksesi ja salasanasi; ja
- siltä osin kuin olet Valion ammattilaispalvelua käyttävä terveydenhuollon ammattilainen, terveydenhuollon ammattinimikkeesi ja terveydenhuollon ammattihenkilörekisterin rekisteröintinumerosi.
5. Mistä saamme henkilötietosi?
Keräämme henkilötietojasi 1) sinulta itseltäsi muun muassa silloin, kun jätät yhteydenottopyynnön tai teet tilauksen verkko-sivujemme kautta, 2) edustamaltasi organisaatiolta (joka on Valion asiakas tai yhteistyökumppani) ja 3) julkisista lähteistä (esimerkiksi edustamasi organisaation kotisivuilta). 4) Alma Talent ostorekisteristä. Lisäksi keräämme potentiaalisten asiakkaiden, yhteistyökumppaneiden ja sidosryhmien edustajien henkilötietoja Taloustutkimukselta ja muilta rekisterinpitäjiltä henkilötietojen luovutuksena.
6. Ketkä käsittelevät henkilötietojasi ja kenelle luovutamme tietojasi?
Käsittelemme henkilötietojasi Valio-konsernin sisällä. Henkilötietojasi käsittelevät vain sellaiset työntekijämme, joiden työtehtäviin se kuuluu. Lisäksi henkilötietojasi käsittelevät kulloinkin käyttämämme ja lukuumme toimivat alihankkijamme, kuten puolestamme uutiskirjeitä ja markkinointimateriaaleja toimittavat palveluntarjoajat, tapahtumanjärjestäjät ja IT-palveluntarjoajat. Alihankkijat käsittelevät henkilötietoja Valion toimeksiannosta ja lukuun.
Emme säännönmukaisesti luovuta henkilötietojasi toisille rekisterinpitäjille. Luovutamme tapauskohtaisesti henkilötietojasi esimerkiksi Valion tapahtumia järjestäville ravintoloille, hotelleille ja muille vastaavanlaisille yhteistyökumppaneille, jotka käsittelevät henkilötietojasi omaan lukuunsa. Lisäksi luovutamme henkilötietojasi tarvittaessa tilintarkastajille, jotka tapauk-sesta riippuen käsittelevät henkilötietoja joko omaan lukuunsa tai meidän lukuumme. Luovutamme tapauskohtaisesti henki-lötietojasi myös viranomaisille, jos siihen on lakisääteinen peruste.
7. Siirrämmekö tietojasi EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?
Osalla alihankkijoistamme on pääsy henkilötietoihisi EU- ja ETA-alueen ulkopuolelta. Tällaisissa tilanteissa huolehdimme hen-kilötietojesi siirron lainmukaisuudesta jollakin alla mainituista keinoista:
- varmistamalla, onko Euroopan komissio antanut päätöksen ko. maan tietosuojan tason riittävyydestä (esim. Kana-da);
- varmistamalla siirron asianmukaiset suojatoimet lain edellyttämällä tavalla, kuten allekirjoittamalla Euroopan komis-sion hyväksymät mallilausekkeet; tai
- varmistamalla siirron lainmukaisuuden muulla keinolla, kuten pyytämällä nimenomaisen suostumuksesi tietojesi siirtämiseksi.
8. Kuinka kauan säilytämme henkilötietojasi?
Säilytämme henkilötietojasi lähtökohtaisesti 1) sinun ja Valion välisen sopimus- tai muun yhteistyösuhteen ajan, tai 2) edustamasi organisaation ja Valion välisen sopimus- tai muun yhteistyösuhteen ajan, tai 3) niin kauan kuin toimit tehtävissä, joihin tuotteemme tai palvelumme liittyy.
Uutiskirjeen tai muun materiaalitilauksen osalta säilytämme tilaukseen liittyviä henkilötietoja, kunnes lopetat tilauksen. Jos kiellät henkilötietojesi käsittelyn suoramarkkinointitarkoituksiin, säilytämme tiedon suoramarkkinointiviestien kieltämisestä. Tapahtumien ja arvontojen osalta säilytämme tapahtumaan/arvontaan kerättyjä henkilötietojasi tapahtuman/arvonnan järjestämisen ajan, jonka jälkeen poistamme tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään vuoden kuluttua tapahtuman järjestämisestä.
Säilytämme henkilötietojasi kauemmin siltä osin kuin pakottava lainsäädäntö (esim. kirjanpitovelvoitteet), meihin kohdistuva oikeudellinen vaatimus tai lakiin tai sopimukseen perustuva kanne- tai reklamaatioaika niin edellyttää. Tällöin säilytämme ainoastaan lainsäädännön edellyttämät, kanne- tai reklamaatioajan edellyttämät tai oikeudellisen vaateen käsittelemiseksi tarvittavat tiedot ja poistamme muut tiedot.
9. Miten huolehdimme henkilötietojesi turvallisuudesta?
Huolehdimme henkilötietojesi tietoturvallisuudesta asianmukaisilla hallinnollisilla ja teknisillä suojaustoimilla. Olemme rajanneet henkilötietojen käsittelypiiriä niihin henkilöihin, joiden työtehtäviin kyseisten henkilötietojen käsittely kuuluu. Henkilötietojasi sisältäviin järjestelmiin on pääsy vain erikseen myönnettävillä henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla.
10. Mitä oikeuksia sinulla on?
Sinulla on soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti koska tahansa oikeus:
- vastustaa suoramarkkinointia;
- saada pääsy henkilötietoihisi (tarkastusoikeus);
- vaatia epätarkkojen ja virheellisten henkilötietojesi oikaisemista tai henkilötietojesi täydentämistä;
- vastustaa henkilötietojesi käsittelyä siltä osin kuin Valio käsittelee henkilötietojasi oikeutetun edun perusteella;
- vaatia henkilötietojesi poistamista; ja • vaatia henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista (esimerkiksi siksi ajaksi, kun odotat vastausta henkilötietojesi oikaisemista koskevaan pyyntöön).
Sinun on esitettävä oikeuksiesi toteuttamista koskeva pyyntö kohdan 2 mukaisesti. Sähköisten markkinointiviestien, kuten uutiskirjeiden, osalta voit kieltää viestin vastaanottamisen helpoiten kyseisen viestin lopussa olevan linkin kautta. Jos kiellät uutiskirjeen tai muun sähköisen markkinointiviestin vastaanottamisen, emme enää lähetä sinulle tällaisia viestejä.
Jos vastustat henkilötietojesi käsittelyä, yksilöi pyynnössäsi se käsittelyn tarkoitus tai tarkoitukset, joiden osalta vastustat henkilötietojesi käsittelyä. Lisäksi, jos vastustat henkilötietojesi käsittelyä muuhun kuin suoramarkkinointitarkoituksiin, yksilöi pyynnössäsi peruste, jonka nojalla vastustat henkilötietojesi käsittelyä (esimerkiksi, että et ole enää töissä Valion yritysasiakkaan tai yhteistyökumppanin palveluksessa).
Voimme pyytää sinua varmentamaan henkilöllisyytesi tai tarkentamaan pyyntöäsi ennen sen toteuttamista. Voimme myös kieltäytyä pyyntösi toteuttamisesta tietosuojalainsäädännössä säädetyllä perusteella, jolloin ilmoitamme kyseisen perusteen sinulle.
11. Oikeutesi tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Sinulla on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle, jos katsot, että emme ole käsitelleet henkilötietojasi soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Voit tehdä valituksen sen jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa vakitui-nen asuinpaikkasi tai työpaikkasi sijaitsee, tai jossa väitetty tietosuojalainsäädännön rikkominen on tapahtunut.
Versio 1.2, päivitetty 14.2.2022
Muutokset tietosuojaselosteeseen:
Helmikuu 2022: Olemme tehneet seuraavat muutokset tietosuojaselosteeseen: päivittäneet yhteystiedot-kohtaa ja poistaneet viittauksen Privacy Shield -järjestelyyn.
Tammikuu 2020: Olemme tehneet seuraavat muutokset tietosuojaselosteeseen: lisänneet tietosuojaselosteeseen maininnan tilintarkastukseen ja lakiin perustuvasta henkilötietojen luovutuksesta; päivittäneet tietosuojaselostetta henkilötietojen siirron osalta; lisänneet henkilötietojen säilytysaikaan laista, oikeudellisesta vaateesta tai reklamaatio-/kanneajasta johtuvat säilytysajan pidennykset; yhdistäneet rekisteröidyn oikeuksien kuvaamisen yhteen kappaleeseen; selkiyttäneet selosteen kieltä ja tiivistäneet sisältöä luettavuuden helpottamiseksi.